Šta se zapravo dešava tokom WMS implementacije? Tipičan roadmap za 90 dana

Izbor Warehouse Management Systema (WMS) važan je korak za svaku kompaniju koja želi da unapredi skladišno poslovanje. Ali izbor odgovarajućeg softvera predstavlja tek početak projekta.

Mnoge kompanije očekuju da nakon potpisivanja ugovora sledi instalacija sistema, kratka obuka zaposlenih i početak rada. U praksi, uspešna WMS implementacija predstavlja mnogo ozbiljniju poslovnu promenu koja povezuje tehnologiju, poznavanje skladišnih operacija, projektovanje procesa i upravljanje promenama.

Najuspešniji projekti zato ne počinju od softvera. Počinju razumevanjem načina na koji skladište funkcioniše danas i jasnom slikom kako bi trebalo da funkcioniše nakon implementacije.

Iako je svako skladište drugačije, uspešni WMS projekti uglavnom prolaze kroz slične faze. Evo kako može da izgleda tipičan plan implementacije tokom prvih 90 dana.

Prva i druga nedelja: upoznavanje poslovanja i analiza procesa

Svaka dobra implementacija počinje razumevanjem poslovanja.

Pre nego što se podesi ijedan proces u sistemu, implementacioni tim mora da upozna način rada skladišta, prepozna postojeće probleme i zajedno sa klijentom definiše jasne ciljeve projekta.

Ova faza najčešće obuhvata:

• Obilazak skladišta
• Snimanje i mapiranje procesa
• Radionice sa ključnim učesnicima
• Analizu postojećeg načina rada
• Prepoznavanje operativnih uskih grla
• Definisanje ciljeva projekta i ključnih pokazatelja uspeha

Već tokom početne analize često se otkriju problemi koji nisu direktno povezani sa samim softverom. Neodgovarajući raspored skladišta, nepotrebno duge putanje operatera, neujednačene procedure ili veliki broj manuelnih aktivnosti mogu značajno da utiču na učinak skladišta.

Cilj ove faze je jednostavan: najpre razumeti operacije, a tek zatim projektovati rešenje.

Treća i četvrta nedelja: projektovanje rešenja

Kada je postojeći način rada dovoljno dobro analiziran, definiše se kako bi skladište trebalo da funkcioniše nakon implementacije.

U ovoj fazi poslovni zahtevi prevode se u konkretne funkcionalnosti sistema.

Projektovanje rešenja najčešće obuhvata:

• Strukturu skladišta i skladišnih lokacija
• Način prijema i uskladištenja robe
• Metode komisioniranja
• Pravila dopune
• Procese pakovanja i otpreme
• Korisničke uloge i ovlašćenja
• Postupanje u nestandardnim situacijama

Jedna od najčešćih zabluda jeste da skladišni procesi moraju da se prilagode softveru.

Uspešni projekti polaze od suprotnog principa. Sistem treba da podrži dobro osmišljene operativne procese, a ne da primorava kompaniju da menja način rada samo kako bi se uklopila u ograničenja softvera.

Peta i šesta nedelja: podešavanje sistema i integracije

Nakon usvajanja budućeg načina rada počinje tehnički deo implementacije.

U ovoj fazi WMS se podešava prema dogovorenim skladišnim procesima i povezuje sa sistemima koji već podržavaju poslovanje kompanije.

Aktivnosti najčešće uključuju:

• Konfiguraciju WMS-a
• Povezivanje sa ERP sistemom
• Podešavanje barkod skenera
• Podešavanje etiketa i štampača
• Migraciju matičnih podataka
• Otvaranje korisničkih naloga
• Povezivanje sa opremom za automatizaciju, kada je to potrebno

Iako većina kompanija upravo ovaj deo prvo zamisli kada se pomene implementacija, tehnička konfiguracija predstavlja samo jednu fazu celog projekta.

Bez dobro postavljenih procesa, ni najbolja tehnologija sama po sebi ne može da unapredi rad skladišta.

Sedma i osma nedelja: testiranje stvarnih skladišnih scenarija

Pre puštanja sistema u rad potrebno je proveriti svaki kritičan skladišni proces.

Cilj testiranja nije samo da se potvrdi da softver tehnički funkcioniše. Potrebno je utvrditi da li sistem podržava stvarne operacije u realnim uslovima rada.

Testiranje najčešće obuhvata:

• Prijem robe
• Uskladištenje
• Komisioniranje naloga
• Dopunu robe
• Popis zaliha
• Otpremu
• Obradu povrata
• Nestandardne situacije i izuzetke

U ovoj fazi često se prepoznaju manja potrebna prilagođavanja koja mogu značajno da olakšaju rad korisnicima pre nego što sistem bude pušten u produkciju.

Otkrivanje problema tokom testiranja očekivan je deo implementacije. Otkrivanje istih problema nakon početka rada skladišta mnogo je skuplje i složenije.

Deveta i deseta nedelja: obuka korisnika i priprema za promenu

Ni najnapredniji WMS ne može da donese očekivane rezultate ako zaposleni nisu sigurni kako treba da ga koriste.

Obuka zato ne treba da se svede samo na pokazivanje gde korisnik treba da klikne. Različite grupe zaposlenih treba da razumeju nove procese, način na koji im sistem olakšava svakodnevni rad i njihov uticaj na ukupne rezultate skladišta.

Obukom su najčešće obuhvaćeni:

• Skladišni operateri
• Vođe timova
• Menadžeri skladišta
• Ključni, odnosno „super“ korisnici
• IT administratori

Tokom ove faze zaposleni se pripremaju i za promene u svakodnevnom radu koje dolaze sa novim sistemom.

Tehnologija daje rezultate tek kada je ljudi razumeju, imaju poverenja u nju i koriste je dosledno.

Jedanaesta i dvanaesta nedelja: puštanje sistema u rad i pojačana podrška

Mnoge kompanije puštanje sistema u rad posmatraju kao završetak projekta.

U stvarnosti, tada počinje najvažniji period učenja i prilagođavanja.

Tokom prvih dana i nedelja rada, implementacioni tim pažljivo prati skladišne operacije, rešava nepredviđene situacije, odgovara na pitanja korisnika i dodatno podešava sistem na osnovu iskustava iz svakodnevnog rada.

Ovaj period pojačane podrške, poznat kao hypercare, pomaže da se održi kontinuitet poslovanja dok korisnici ne steknu sigurnost u radu sa novim sistemom.

Aktivnosti u ovoj fazi najčešće uključuju:

• Podršku na lokaciji ili na daljinu
• Svakodnevno praćenje i rešavanje prijavljenih problema
• Praćenje pokazatelja učinka
• Prilagođavanje procesa
• Pomoć korisnicima
• Dodatnu optimizaciju sistema

Uspešno puštanje sistema u rad retko je rezultat toga što je od prvog trenutka sve savršeno. Ono je najčešće rezultat temeljne pripreme i dobro vođenog projekta.

Od čega zavisi uspeh WMS projekta?

Mnoge kompanije veruju da uspeh implementacije prvenstveno zavisi od izabranog softvera.

U praksi, rezultat zavisi od više međusobno povezanih faktora:

• Jasno definisanih poslovnih ciljeva
• Dobro dokumentovanih skladišnih procesa
• Tačnih i kvalitetno pripremljenih matičnih podataka
• Aktivnog učešća skladišnog tima
• Podrške rukovodstva
• Iskusnog implementacionog partnera
• Realnog plana i rokova

Tehnologija omogućava promenu, ali ljudi i procesi određuju da li će ta promena biti uspešna.

WMS implementacija je više od uvođenja softvera

Uspeh WMS implementacije retko zavisi samo od mogućnosti odabranog softvera.

Mnogo više zavisi od kvaliteta pripreme, iskustva implementacionog tima i spremnosti kompanije da unapredi način na koji njeno skladište funkcioniše.

Kada se tehnologija, ljudi i procesi razvijaju zajedno, WMS prestaje da bude samo još jedan poslovni sistem. Postaje osnova za bolju preglednost operacija, preciznije stanje zaliha, veću efikasnost i dugoročan razvoj poslovanja.

Planirate WMS implementaciju?

Svako skladište ima drugačije procese, izazove i poslovne ciljeve. Zbog toga i plan implementacije mora da bude prilagođen konkretnim potrebama kompanije.

Logit povezuje logističku ekspertizu sa iskustvom stečenim kroz više od 100 implementacija skladišnih rešenja širom sveta. Kompanijama pomažemo da osmisle, implementiraju i optimizuju WMS rešenja koja donose merljive poslovne rezultate.

Ako planirate transformaciju skladišta ili razmatrate uvođenje novog WMS-a, razgovaraćemo o vašim ciljevima i pomoći vam da definišete odgovarajući pristup.

Kontaktirajte Logit i saznajte kako možemo da podržimo unapređenje vaših skladišnih operacija.